آموزش کار با دستگاه کارتخوان

آموزش کار با دستگاه کارتخوان، آموزش کار با دستگاه کارتخوان و آموزش کار با دستگاه کارتخوان مهارتی است که باید با جزئیات آموخته شود. در ادامه همه‌ی بخش‌ها را با توضیح مفصل بررسی می‌کنیم.

فصل اول: معرفی و اهمیت دستگاه کارتخوان

دستگاه کارتخوان (POS) پلی ارتباطی بین مشتری و بانک است.
توضیح:
وقتی مشتری کارت خود را وارد دستگاه می‌کند، دستگاه اطلاعات کارت را به مرکز شاپرک می‌فرستد، بانک بررسی می‌کند که آیا موجودی کافی هست یا نه، و در صورت تایید مبلغ از حساب مشتری کم و به حساب پذیرنده اضافه می‌شود.
اهمیت:

اگر کارتخوان نباشد مجبورید وجه نقد بگیرید که ریسک سرقت و پول تقلبی دارد.
پرداخت با کارت باعث افزایش اعتماد مشتری و فروش بیشتر می‌شود.
بسیاری از مشتریان خرید را رها می‌کنند اگر کارتخوان نباشد.

فصل دوم: انواع کارتخوان و اجزاء سخت‌افزاری

انواع کارتخوان

کارتخوان ثابت:
برای فروشگاه‌های بزرگ، همیشه به برق و اینترنت ثابت متصل می‌شود.
مثال: سوپرمارکت‌های محلی.
کارتخوان سیار:
با سیم‌کارت یا Wi-Fi کار می‌کند و می‌توان آن را همراه داشت.
مثال: رستوران‌ها برای آوردن دستگاه سر میز مشتری.
موبایل‌POS:
کوچک است و از طریق بلوتوث به گوشی وصل می‌شود.
مثال: استارتاپ‌های کوچک یا غرفه‌های نمایشگاهی.
کارتخوان مجازی:
بدون دستگاه فیزیکی، برای فروش تلفنی و اینترنتی.

اجزاء سخت‌افزاری

صفحه‌نمایش: نمایش مبلغ و پیام‌ها
صفحه‌کلید یا تاچ: وارد کردن مبلغ و رمز
اسلات کارت: برای کارت‌های چیپ‌دار
شیار مغناطیسی: برای کارت‌های قدیمی
NFC: برای پرداخت بدون تماس
چاپگر: چاپ رسید مشتری و فروشنده
باتری: در مدل‌های سیار

فصل سوم: آماده‌سازی پیش از راه‌اندازی

توضیح مفصل:
برای اینکه دستگاه به درستی کار کند باید:

قرارداد فعال با بانک یا شرکت پرداخت داشته باشید.
دستگاه را شارژ کنید تا وسط تراکنش خاموش نشود.
رول کاغذ در چاپگر قرار دهید.
سیم‌کارت مناسب با اینترنت پایدار بگذارید یا کابل LAN را وصل کنید.
شماره پشتیبانی PSP را دم دست داشته باشید تا در صورت خطا سریع تماس بگیرید.

فصل چهارم: راه‌اندازی گام‌به‌گام

مراحل دقیق:

روشن کردن دستگاه: با نگه داشتن دکمه Power تا نمایش لوگو.
انتخاب زبان: فارسی را انتخاب کنید.
تنظیم ساعت و تاریخ: برای اینکه گزارش‌ها درست ثبت شود.
اتصال به شبکه: انتخاب Wi-Fi و وارد کردن رمز یا تایید اتصال سیم‌کارت.
وارد کردن اطلاعات ترمینال: Terminal ID و Merchant ID.
دریافت آپدیت: تا آخرین نسخه نرم‌افزار نصب شود.
تست تراکنش: یک تراکنش آزمایشی انجام دهید.

فصل پنجم: انجام تراکنش فروش

توضیح مفصل هر مرحله:

ورود مبلغ: مبلغ را دقیق وارد کنید، اشتباه باعث دردسر بازپرداخت می‌شود.
انتخاب فروش: از منوی اصلی گزینه Sale.
کشیدن یا وارد کردن کارت: کارت چیپ‌دار را وارد اسلات بگذارید تا خود دستگاه بخواند.
ورود رمز: مشتری رمز را خودش وارد کند، برای امنیت بهتر دست خود را جلوی صفحه بگیرد.
تاییدیه: دستگاه پیام موفقیت و کد رهگیری می‌دهد.
چاپ رسید: دو نسخه چاپ می‌شود، یک نسخه برای مشتری و یک نسخه برای فروشنده.
تحویل کالا: بعد از تایید پرداخت کالا را تحویل دهید.

فصل ششم: تراکنش‌های خاص

Refund: اگر مشتری جنس را برگرداند، از منو Refund مبلغ را وارد کرده کارت مشتری را بکشید تا پول برگشت بخورد.
Void: اگر همان روز اشتباه کردید می‌توانید تراکنش را لغو کنید تا اصلاً به حساب شما نیاید.
Pre-Auth: مخصوص هتل‌ها و رستوران‌ها، مبلغی را رزرو می‌کند ولی هنوز از حساب مشتری کسر نمی‌شود.
Completion: پس از ارائه خدمت مبلغ واقعی را برداشت می‌کنید.
Contactless: کارت یا موبایل را نزدیک دستگاه می‌گیرند، برای مبالغ کم حتی رمز هم نمی‌خواهد.

فصل هفتم: گزارش‌گیری و تسویه

گزارش‌گیری روزانه به شما کمک می‌کند میزان فروش را ببینید.
تسویه (Settlement) باعث می‌شود تراکنش‌های آن روز به بانک ارسال و مبلغ به حساب شما واریز شود.
نکته: همیشه قبل از تعطیلی فروشگاه تسویه کنید تا پول همان روز واریز شود.

فصل هشتم: رفع خطاها و مشکلات

دستگاه روشن نمی‌شود: باتری را شارژ کنید یا آداپتور را وصل کنید.
خطای شبکه: اتصال اینترنت را بررسی کنید. اگر سیم‌کارت دارید حجم اینترنت تمام نشده باشد.
چاپگر کار نمی‌کند: رول کاغذ تمام شده یا به اشتباه گذاشته‌اید.
پیغام Host Down: مشکل سرور موقتی است، کمی بعد دوباره تست کنید.

فصل نهم: امنیت

رمز مدیر را تغییر دهید تا افراد غیرمجاز به تنظیمات دسترسی نداشته باشند.
دستگاه را هر روز بررسی کنید که دستکاری نشده باشد (مثلاً اسکیمر اضافه نشده باشد).
هیچ‌وقت رمز مشتری را نپرسید، بگذارید خودش وارد کند.
رسیدهای مشتری را دور نریزید تا پایان روز.

فصل دهم: نگهداری

تمیز کردن با پارچه خشک، بدون مواد شیمیایی.
رول کاغذ باکیفیت استفاده کنید تا پرینتر آسیب نبیند.
از افتادن دستگاه جلوگیری کنید.
باتری را طبق دستور شارژ کنید، نگذارید کاملاً خالی شود.

فصل یازدهم: آموزش منوها

هر دستگاه چند منو دارد:

Main Menu: فروش، Refund، Report، Settlement، Setting
Report Menu: تعداد و مبلغ تراکنش‌های موفق و ناموفق
Admin Menu: تغییر رمز، تنظیمات شبکه، به‌روزرسانی نرم‌افزار

فصل دوازدهم: سناریوهای واقعی

مثال‌ها:

مشتری رمز را سه بار اشتباه وارد می‌کند → کارت بلوکه می‌شود. راه‌حل: مشتری باید با بانک تماس بگیرد.
کارت مشتری مغناطیسی خراب است → از NFC یا کارت دیگر استفاده کنید.
اینترنت قطع می‌شود → اتصال مودم را چک کنید، اگر مشکل رفع نشد با پشتیبانی تماس بگیرید.

فصل سیزدهم: مقایسه برندها

پکس و وریفون معروف‌ترین هستند.
پکس ساده و ارزان، وریفون امنیت بالاتر و مناسب فروشگاه‌های بزرگ.
مدل‌های جدید مثل Newland سرعت پردازش بالایی دارند.

فصل چهاردهم: امنیت پیشرفته

استاندارد PCI-DSS برای حفاظت از اطلاعات کارت است.
EMV باعث می‌شود کپی‌برداری از کارت سخت‌تر شود.
بررسی دوره‌ای دستگاه مانع نصب تجهیزات تقلبی می‌شود.

فصل پانزدهم: حسابداری و مغایرت‌گیری

گزارش‌های کارتخوان را با صورتحساب بانکی مقایسه کنید.
در صورت مغایرت با پشتیبانی تماس بگیرید و کد رهگیری تراکنش را بدهید.

فصل شانزدهم: ترفندهای حرفه‌ای

فعال‌سازی پرداخت بدون تماس برای سرعت بیشتر
داشتن رول اضافه در کشو
آموزش کارکنان برای ورود سریع مبلغ
انجام تست ارتباط هر چند روز یک بار

فصل هفدهم: چک‌لیست روزانه

بررسی شبکه
شارژ دستگاه
وجود رول کاغذ
انجام تراکنش تستی
تسویه در پایان روز

فصل هجدهم: پرسش‌های متداول

کارت مشتری بلک‌لیست است؟ دستگاه پیام می‌دهد و تراکنش رد می‌شود.
دستگاه هنگ کرد؟ خاموش و روشن کنید.
رمز مدیر را فراموش کردم؟ تماس با پشتیبانی و احراز هویت.

جمع‌بندی

آموزش کار با دستگاه کارتخوان یعنی تسلط بر نصب، انجام تراکنش، گزارش‌گیری، رفع خطا و رعایت امنیت. با یادگیری این موارد، سرعت پرداخت بالا می‌رود، مشتری راضی‌تر می‌شود و حسابداری فروشگاه دقیق‌تر خواهد بود.