سازمان های بیشتری برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها به کار خودکار در محل کار روی آورده اند. بسیاری از این سازمان ها از بارگیری برخی برنامه ها یا نرم افزارهای خودکار یک یا چند کار اداری ، از مزایای اتوماسیون آگاه هستند. اما این بدان معنا نیست که سازمانی به اتوماسیون رسیده است. اتوماسیون در مقیاس کامل از طریق پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری حاصل می شود.
در این مقاله بررسی می کنیم که سیستم اتوماسیون اداری چیست و مزایای آن چیست. از آنجا ، ما روند پیاده سازی را بررسی خواهیم کرد و برخی از ویژگیهای مهمی را که باید در سیستم اتوماسیون اداری جستجو کنید برجسته می کنیم.
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
این سیستم شامل هر دو راه حل سخت افزاری و نرم افزاری است که امکان انتقال داده ها را بین سیستم های فاقد کمک های انسانی یا مداخلات فراهم می کند. اتوماسیون اداری با ساده سازی و اتوماسیون فرایندهایی مانند حسابداری ، مدیریت داده ها ، آموزش ، مدیریت امکانات و کارهای مختلف اداری ، بارهای سازمانی را کاهش می دهد.
سیستم اتوماسیون اداری فقط استفاده بدون کاغذ نیست. بلکه شامل حفظ کلیه مکاتبات محصول و مشتری در سیستم مدیریت اسناد می باشد. با این حال ، یک سیستم اتوماسیون اداری بیش از کمک به کاهش کاغذ به سازمان ها ارائه می دهد. این یک ابزار قدرتمند است که می تواند برای از بین بردن فرایندهای دستی ، شناسایی گردش کار ناکارآمد و تسهیل تصمیم گیری آگاهانه مورد استفاده قرار گیرد.
مزایای سیستم اتوماسیون اداری
اجرای سیستم اتوماسیون اداری مزایای گسترده ای را به سازمان ها ارائه می دهد. این مزایا شامل موارد زیر است:
دقت بهبود یافته
کاهش هزینه ها
کاهش زمان و منابع
ذخیره و مدیریت داده ها
بینش داده ها و تصمیمات آگاهانه تر
بهبود فرآیند کسب و کار
دقت بهبود یافته
انسانها مرتکب خطا می شوند ، سیستمهای خودکار که به درستی پیاده سازی نشده اند. خطاهای انسانی نه تنها به این دلیل که باید اصلاح شوند و منجر به تأخیر در بهره وری شوند ناکارآمد هستند ، اما ممکن است هزینه بر باشند. به عنوان مثال ، اضافه کردن رقم های زیاد هنگام پرداخت حقوق به یک کارمند یا فروشنده. اشتباهات جدی می تواند منجر به مسائل امنیتی و انطباق ، به طور بالقوه جریمه و مجازات شود. یک سیستم اتوماسیون اداری ، دخالت انسان در انتقال داده ها را محدود می کند که این امر بروز خطاها را به حداقل می رساند.
کاهش هزینه ها
با خودکار سازی فرآیندهای پیچیده تجارت ، سازمان ها نیازی به سرمایه گذاری در استخدام برای آن کارها ندارند. در نتیجه ، هزینه های عملیاتی کمتر است ، در حالی که بهره وری و حاشیه سود به طور قابل توجهی بیشتر است.
کاهش زمان و منابع
از طریق اتوماسیون ، سازمان ها می توانند با کمتر به نتایج بیشتری برسند. با حذف فرایندهای طاقت فرسا و وقت گیر ، کارمندان می توانند وقت خود را صرف کارهای بزرگتر کنند. به عنوان مثال ، بازگشت به مزایای محبوب بدون کاغذ ، با کارمندان نرم افزار اتوماسیون اداری نیازی به صرف زمان کافی برای جمع آوری اسناد مهم ، وارد کردن این اطلاعات یا پر کردن نسخه های بزرگ مقاله نیست. سیستم این کار را برای آنها انجام می دهد. در حقیقت ، ۷۸ درصد رهبران پیش بینی می کنند که اتوماسیون می تواند ۳ ساعت از وقت کارمند را آزاد کند.
ذخیره و مدیریت داده ها
سیستم های اتوماسیون اداری ذخیره داده ها را ساده می کنند در حالی که به سازمان ها امکان نظارت و کنترل داده ها از طریق سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را می دهند. ویژگی های مشترک شامل مواردی مانند مدیریت کار و سیستم های یادآوری ، و همچنین دسترسی آسان سهامداران اصلی به اطلاعات است.
بینش داده ها و تصمیمات آگاهانه تر
سیستم های اتوماسیون اداری به سازمان ها امکان دسترسی به مجموعه داده ها ، گزارش ها و تجزیه و تحلیل های بزرگ را می دهد. دسترسی به داده ها تصمیمات آگاهانه تری را امکان پذیر می کند. علاوه بر این ، سازمان ها می توانند با تجزیه و تحلیل داده ها و شاخص های کلیدی عملکرد ، بهبود فرآیندهای خود را برای رفع تنگناها و سایر ناکارآمدی ها اعمال کنند.
از طریق بهبود فرآیند کسب و کار ، سازمان ها عملکرد را بهینه می کنند ، کیفیت محصولات یا خدمات خود را بهبود می بخشند و سطح بالاتری از انطباق را تضمین می کنند. توانایی بهبود فرآیندهای تجاری همان چیزی است که سیستم های اتوماسیون اداری را از فناوری اتوماسیون قطعه ای جدا می کند.
نحوه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری
فهم و قدردانی از مزایای سیستم اتوماسیون اداری به اندازه کافی آسان است. تقریباً هر سازمانی در جهان از دقت بهتر ، کارایی بیشتر و حاشیه سود بالاتر استقبال می کند. با این حال ، بسیاری از سازمان ها به سمت سیستم اتوماسیون اداری نمی روند زیرا روند کار طاقت فرسا به نظر می رسد. با این حال ، با یک رویکرد منظم ، اجرا هم قابل کنترل است و هم دستیابی.
تصمیم گیری در مورد خودکار کردن
قبل از اجرای سیستم اتوماسیون اداری ، سازمان باید وقت بگذارد تا ببیند کدام فرآیندهای خاص باید خودکار شوند. برای دیدن شناختی از روندها ، ذینفعان و منابع درگیر ، با بررسی گردش کار موجود شروع کنید. یکی از ساده ترین راه ها برای بررسی گردش کار ، تهیه نقشه از طریق فرآیند است.
نقشه برداری فرآیند کسب و کار شامل ایجاد یک نمایش بصری از فرایندهای کار برای تعریف اینکه سازمان چه کاری انجام می دهد ، چگونه آن را انجام می دهد و مسئولیت هر کار به عهده کیست. بسیاری از فرایندهای یک سازمان فاقد سند هستند. با ایجاد تصاویر بصری ، ذینفعان می توانند گلوگاه های گردش کار و وظایفی را که نیاز به ساده سازی دارند ، شناسایی کنند. ایجاد نقشه فرآیند با ویژگی های مدل ساز فرآیند کشیدن و رها کردن نرم افزار مدیریت فرآیند تجارت پیشرو در صنعت ساده است.
ویژگی های اصلی سیستم اتوماسیون اداری
برنامه ها و برنامه های نرم افزاری بی شماری وجود دارند که نوید بهبود کارایی از طریق اتوماسیون را می دهند. همانطور که در بالا بحث کردیم ، دستیابی به کارایی سازمانی از طریق سیستم اتوماسیون اداری به موارد دیگری بیش از بارگیری چند برنامه نیاز دارد. در عوض ، شما به یک راه حل اتوماسیون اداری کامل نیاز دارید که ویژگی های زیر را ارائه دهد:
مدلسازی فرآیند و طراحی گردش کار
یکی از مزایای مهم سیستم اتوماسیون اداری ، توانایی طراحی و بهبود گردش کار است. راه حلی که انتخاب می کنید باید توانایی ایجاد گردش کار دقیق در عرض چند دقیقه را به شما بدهد. راه حل های پیشرو یک طراحی بصری را ارائه می دهند و شامل ویژگی هایی مانند مدل ساز فرآیند کشیدن و رها کردن است.
سازگاری با موبایل
در عصری که همه درگیر COVID-19 هستند ، تحرک بیش از هر زمان دیگری مهم است. کارمندان باید بتوانند وظایف خود را از هرجای دیگر انجام دهند. یک راه حل مبتنی بر ابر همیشه امن و همیشه در دسترس است.
ادغام
یکی از بزرگترین چالشهایی که سازمانها هنگام تلاش برای خودکارسازی فرآیندهای خود با آن روبرو می شوند ، ادغام نرم افزارها یا برنامه های مختلف شخص ثالث است. سیستم اتوماسیون اداری شما باید با سایر ابزارهای شما مانند بازاریابی از طریق ایمیل و سیستم CRM شما یکپارچه باشد.
مدیریت وظایف و مهلت های قانونی
مدیریت وظیفه یکی از ویژگیهای مهم راه حلهای اتوماسیون اداری است. برای اینکه فرآیندها بدون مشکل پیش بروند ، کارمندان باید بدانند که چه کاری باید انجام دهند و چه موقع باید این کار را انجام دهند. سیستم اتوماسیون اداری شما باید به شما امکان ایجاد و مشاهده وظایف و مهلت های معلق و همچنین توزیع مجدد کارها را در صورت لزوم بدهد.
کنترل دسترسی و امنیت
برای محافظت از امنیت سیستم های خود ، باید بتوانید امتیازات دسترسی را در کل سازمان تعیین کنید. راه حل های مبتنی بر ابر همچنین ویژگی های امنیتی پیشرفته ای را برای محافظت از داده ها در معرض خطر ارائه می دهند.
ارتباطات
ویژگی مهم هر سیستم اتوماسیون توانایی برقراری ارتباط یکپارچه است. ذینفعان باید کلیه اطلاعات لازم برای انجام هر کار و همچنین توانایی تماس با دیگران برای کمک بیشتر را داشته باشند. سیستم اتوماسیون اداری شما باید ویژگی هایی مانند فرم ساز را ارائه دهد. از فرم سازها می توان برای گرفتن اطلاعات ، نمایش داده ها از سیستم های دیگر و حتی صفحه های تأیید طراحی برای تصمیم گیری مدیران استفاده کرد.
گزارش و تجزیه و تحلیل
برای ارزیابی و بهبود سیستم اتوماسیون اداری خود ، باید به داده ها و شاخص های اصلی عملکرد دسترسی داشته باشید. سیستم های پیشرو اتوماسیون اداری دارای قابلیت های گزارشگری و تجزیه و تحلیل داخلی هستند.