صندوق فروشگاهی مجموعه ای از نرم افزار و سخت افزارهای فروشگاهی است که نوع پیشرفته آن کامپیوتری است. صندوق فروشگاهی در واقع کامپیوتری کامل با مانیتور کوچک که از دید مشتری تنها یک فیش با جزئیات خرید را صادر می کند اما از نظر کاری اعمال حسابداری و کنترل مکانیزه را انجام می دهد. از نظر سازمان امور مالیاتی کشور باید سخت افزارهای فروشگاهی ویژگی و توانایی هایی داشته باشند.
هسته اصلی هر سیستم POS، نرمافزار آن است و نوع فعالیتهایی را که میتوانید انجام دهید مشخص میکند. برای انتخاب نرمافزار باید اطلاعات کاملی از ویژگیهای مورد نیاز خود و محیطی را که در آن فعالیت میکنید، داشته باشید. چراکه این برنامهها بسته به محیط و نیاز شما تعریف میشوند. همه نرمافزارهای POS عملیات اصلی فروش را انجام میدهند اما لیست بلندی از ویژگیهای خاص هر کسبوکاری وجود دارد که ممکن است مورد استفاده شما قرار بگیرد یا نه. برخی از رایجترین این ویژگیها به شرح زیر است:
۱٫مدیریت فهرست محصولات و خدمات :
مسلما هر کسبوکاری نیازمند این است که آمار و اطلاعات دقیقی از کالاها و خدمات خود داشته باشد تا بتواند پاسخگوی خواستههای مشتریان باشد. برنامههای POS با امکان تعریف، ردیابی و کنترل موجودی انبار در هر فروش به این امر کمک خواهند کرد.
۲٫ارائه انواع گزارشات :
یکی از بزرگترین مزایای استفاده از سیستم POS این است که میتواند گزارش دقیق فروشها و اطلاعات خرید مشتریان را به شما ارائه دهد. همچنین امکان ارسال سفارشات به منظور تسلط کامل شما به کسبوکارتان را هم میسر میسازد.
۳٫مدیریت موجودی :
با پیگیری موجودی انبار، شما از زمان خروج کالا و اتمام موجودی مطلع خواهید شد. نرمافزار POS این قابلیت را دارد که به صورت خودکار به سیستم خرید شما متصل شده و دستور خرید جدید را صادر کند.
۴٫مدیریت امور مشتریان :
برنامههای وفاداری مشتریان، تبلیغات مختص مشتریان و استفاده از کارتهای تخفیف، همگی با انتخاب نرمافزار مناسب امکانپذیر هستند. تلاش برای خلق بهترین تجربه برای مشتریان، باعث بازگشت دوباره آنها میشود.
۵٫پشتیبانی از PCI(صنعت کارتهای پرداخت) :
حقیقت غیر قابل انکار این است که امروزه بیشتر تراکنشهای مالی از طریق کارتهای اعتباری انجام میشود. به منظور سازگاری با مشتریان و در امان نگه داشتن اطلاعات، سیستم شما باید PCI DSS (استانداردهای امنیت اطلاعات صنعت کارتهای پرداخت) را پشتیبانی کند.
۶٫امکان مرجوعی کالا :
عودت یا تعویض کالا موارد اجتنابناپذیری هستند که هر کسبوکاری با آن سروکار دارد. به کمک نرمافزار POS این روند برای شما و مشتریهایتان راحت و بدون دردسر خواهد بود.
۷٫کنترل عملکرد کارکنان :
دسترسی به اطلاعات دقیق در مورد موقعیت مکانی کارکنان و روال فروش کالا با ورود (LOG-IN) آنها به پایانه فروش میسر خواهد بود. تمامی این اطلاعات میتواند برای استفاده در برنامه لیست حقوقی به نرمافزار حسابداری فرستاده شوند.
صندوق های فروشگاهی با قابلیت نصب نرم افزار حسابداری ژانیا بر سخت افزار فروشگاهی شما قابلیت مدیریت امورمالی و خرید و فروش را دارا می شود.
انواع سیستمهای POS
سیستمهای POS براساس محیط و نوع کاربردشان تنوع مختلفی دارند که در ادامه چند نمونه پرکاربرد شرح داده میشود:
۱٫صندوق فروشگاهی
سیستم POS فروشگاهی بر تراکنشهای فروش و همه موارد مربوط به آن متمرکز است. بسیاری از قابلیتهای نرمافزاری که پیشتر بیان شده مانند پیگیری موجودی کالا، گزارشات فروش، امور مربوط به مرجوع یا تعویض کالا، برنامههای وفاداری مشتریان و کارتهای تخفیف، همگی در یک محیط فروشگاهی لازم و ضروری هستند. علاوه بر این در برنامههای مخصوص POS فروشگاهی گزینههای بیشتری جهت کنترل دقیقتر آمار فروش و امور مشتریان تعریف شده است.
از لحاظ سختافزاری، در برنامههای فروشگاهی قطعا به یک بارکدخوان نیاز است تا با قرائت بارکد کالا، اطلاعات مربوط به آن را وارد سیستم کند. برای نمایش این اطلاعات از صفحه نمایش لمسی استفاده میشود و همچنین وجود یک فیشپرینتر برای چاپ رسید مشتریان نیز از موارد ضروری است.
انواع صندوق فروشگاهی
۱٫صندوق فروشگاهی ECR:
در واقع ماشین حسابی دارای نرم افزار فروشگاهی بوده که قابلیت تغییر یا ارتقاء ندارد. تمامی امور توسط نمایشگر ۴ اینچی که بر روی ماشین حساب سوار میباشد قابل تنظیم و مشاهده میباشد. صندوق فروشگاهی ذکر شده قابلیت اتصال به بارکد خوان که موجب سرعت بخشیدن به عملیات فروش میشود را داراست و جهت فروشگاههای کوچک که نیاز به سیستم پیشرفته ندارند مناسب است.
۲٫صندوق فروشگاهی POS:
صندوق فروشگاهی پوز بهترین نوع صندوقها از نظر عمر استفاده و چند کاربر میباشد، این صندوق دارای نرم افزار فروشگاهی قابل تنظیم و تغییر میباشد که ارتقاء در این سیستم در تمامی موارد امکان پذیر میباشد. صندوق فروشگاهی کامپیوتری میباشد که حالت فروشگاهی تنظیم گردیده است و به راحتی با داشتن یک سیستم کامپیوتری با اضافه نمودن صندوق، بارکد خوان، فیش پرینتر و نرم افزار کامپیوتر به صندوق فروشگاهی پوز تغییر کاربری خواهد داد. در این سیستم کیس اهمیت بسیاری دارد که از رم، هارد، CPU و موارد دیگر در حد نیاز استفاده شده باشد.
۳٫صندوق فروشگاهی POS Touch:
صندوق فروشگاهی پوز تاچ یا صندوق لمسی به سیستمی اطلاق میگردد که نمایشگر لمسی بوده و تمامی امور با صفحه نمایشگر لمسی مدیریت میگردد. در این صندوق فروشگاهی از کیبرد یا صفحه کلید و موس استفاده ای نمی گردد بلکه مانیتور صندوق تمامی این امور را بر عهده دارد. از سویی نیز کیس صندوق فروشگاهی لمسی در مانیتور جا سازی شده که موجب ظاهر شکیل و کاربری لذت بخش و نیز اشغال کمترین فضا میگردد .
۲٫صندوق رستورانی
بزرگترین تفاوت میان سیستم POS فروشگاهی و نمونههای موجود در رستوران یا مجموعههای پذیرائی، چگونگی انجام معاملات و تراکنشها است. در محیط فروشگاه، نحوه انجام امور به این صورت است که کالاهای موجود به منظور فروش در دسترس خریدار قرار داده شدهاند و روال کار این است که مشتری بعد از تحویل گرفتن کالا، هزینه آن را پرداخت میکند اما در رستوران، هزینه غذا یا سایر سفارشات زمانی پرداخت میشود که آن سرویس ارائه شده و تمام شده باشد. سیستم POS مخصوص این محیطها باید بتواند این سفارشها را قبل از اینکه پرداختی صورت بگیرد، به صورت معلق نگه دارد. دیگر تفاوت آن با POS فروشگاهی این است که در فروشگاه ورود اطلاعات کالا به وسیله بارکدخوان انجام میشود در حالیکه در رستوران استفاده از صفحه نمایش لمسی متدوالتر است.
از نظر سختافزاری بزرگترین تفاوت آنها با یکدیگر، دستگاه بارکدخوان است. چراکه در رستوران اطلاعات به صورت دستی و از طریق نرمافزار وارد سیستم میشود. از آنجا که معمولا استفاده بهینه از فضا در این محیطها دارای اهمیت است، استفاده از کامپیوترهای All-in-one به دلیل اینکه حجم کابلها را کم کرده و با نمایشگرهای لمسی ادغام شده، بسیار متدوال و رایج است. در هر سیستم POS فیشپرینتر از اجزاء اصلی به شمار میآید. در مورد رستوران باید این مورد را در نظر داشت که ارسال سفارشات به یک آشپزخانه یا محیطهای با دمای بالا است، از این رو در این محیطها یک پرینتر سوزنی نسبت به پرینتر حرارتی ارجحیت دارد.
۳٫موبایل (قابلحمل)
سیستم POS موبایل یا قابلحمل تفاوت چندانی با POS فروشگاهی استاندارد در سطح عملکرد پایهای ندارد و درست مثل سایر نرمافزارهای POS، قابلیتهای فراوانی همچون پیگیری فروش، کنترل موجودی انبار و ارائه گزارشات را دارد. همچنین تا زمانی که دستگاه به اینترنت متصل باشد، POS های قابلحمل پاسخگوی کارتهای اعتباری نیز خواهند بود. هدف استفاده از سیستم POS قابلحمل، اجتناب از کانتر چکاوت ثابت است. لذا بزرگترین تفاوت آن با سایر POSها، سختافزار مورد استفاده است. در این سیستم، نرمافزار به جای کامپیوتر رومیزی، روی یک دستگاه موبایل یا تبلت اجرا میشود.