به نظر می رسد اکثر نرم افزارهای حسابداری، ویژگی های مشابهی را در خود ارائه می دهد. با این حال، هنگامی که شما می دانید، متوجه خواهید شد که اینطور نیست. کارکردهای اولیه یک نرم افزار حسابداری شامل حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی، صورتحساب، دفتر کل و اجزای استاندارد مانند این است.ده ها گزینه وجود دارد که فراتر از این عملکردها و ویژگی ها در دسترس هستند. آنها طیف گسترده ای از عملکردها و خدمات را پوشش می دهند. در حالی که برخی از ویژگی ها ضروری هستند، برخی ویژگی هایی هستند که به ندرت مورد استفاده قرار می گیرند.
برخی از وظایفی که نرم افزار حسابداری باید انجام دهد شامل پیش بینی های مالی، مدیریت دفتر کل و مدیریت جریان نقدی است. مدیریت دفتر به تعادل دفاتر در پایان دوره مالی اشاره دارد. وقتی مقدار زیادی پول نقد سرمایه گذاری و خرج می شود، جریان نقدینگی باید مدیریت شود. برای بهبود فرآیند کار، می توان از پیش بینی های مالی برای تخمین های آینده استفاده کرد.
ویژگی هایی که یک نرم افزار حسابداری باید داشته باشد تا بهترین در نظر گرفته شود در زیر مورد بحث قرار می گیرد.
۱۰ ویژگی برتر نرم افزار حسابداری:
در اینجا ویژگی های مهمی که باید در یک نرم افزار حسابداری خوب به دنبال آن باشید آورده شده است:
۱٫ گزارش و تجزیه و تحلیل:
در دنیای کسب و کار امروزی، دانش نیز مانند اطلاعات، قدرت است. برخی از جنبه های مهم گزارش و تحلیل عبارتند از:
نرم افزار حسابداری باید قابلیت های قوی و دقیق را گزارش و تجزیه و تحلیل کند. این باید به کاربران کمک کند تا بینشی در مورد فعالیت های مالی که بسیار مهم هستند به دست آورند. گزارشدهی و تجزیه و تحلیل همچنین به انطباق با الزامات و مقررات دولت و برخی از دستورالعملهای نظارتی که باید به آنها پایبند باشد، باشد. این مقررات همچنین فشارهایی را بر مشاغل تحمیل می کند تا اطمینان حاصل کنند که اطلاعات مالی به طور دقیق و به موقع منتشر می شود.
۲٫ گرافیک:
حسابداری اساساً بر اعداد متمرکز است. با این حال، نمودارها و سایر اشکال نمایش بصری نیز اجباری هستند. آنها ابزار قدرتمندی هستند که می توانند در نمایش روندهای فعلی استفاده شوند. آنها عمدتاً در سناریوهایی استفاده می شوند که اعداد نمی توانند به درستی مقصود را بیان کنند.
۳٫ به روز رسانی های خودکار:
اکثر مشاغل از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند که کاملاً خودکار است. نرم افزار باید به طور مکرر به روز شود. در صورت ایجاد تغییرات در قوانین مالیاتی یا رویه های مالی، نرم افزار باید به گونه ای به روز شود که برای کاربران شفاف باشد.
۴٫ اتوماسیون:
نرم افزار حسابداری که می تواند تمام فرآیندها مانند هزینه ها، برگه های زمانی و حقوق و دستمزد و همچنین بودجه شرکت را خودکار کند نیز مورد نیاز است. همچنین نیاز به اتوماسیون در درخواست خرید و سایر فعالیت های مالی پیچیده است.
۵٫ سفارشی سازی:
نرم افزار حسابداری عموماً با نیازهای سازمان و کسب و کار مطابقت ندارد. با این حال، آنها سفارشی سازی دارند. فرم ها، گزارش ها و اظهارات را می توان به راحتی سفارشی کرد. صفحه نمایش نیز قابل تغییر است. سیستم کمک به همراه سایر جنبه های برنامه به راحتی قابل دستکاری و تغییر بر اساس نیاز شما است.
۶٫ اتصال به اینترنت:
فناوری ابری و اینترنت روندهای جدید فناوری هستند. تمام دنیا به سمت فناوری سوق مییابد و درست است که نرمافزار حسابداری نیز این کار را انجام دهد. جدای از ارائه قابلیت جابجایی، اتصال به اینترنت می تواند گزینه های پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات را نیز فراهم کند. نرم افزار حسابداری باید بتواند اسناد را به صورت دیجیتالی ارسال و دریافت کند و همچنین انتقال وجه الکترونیکی را انجام دهد.
۷٫ قابلیت کارکرد متقابل:
دادههایی که در نرمافزار حسابداری وارد میشوند باید توسط سایر برنامههای کاربردی تجارت مانند فروش، منابع انسانی، حمل و نقل و سایر بخشها استفاده شوند. به طور مشابه، سیستم باید قادر به استفاده از داده های سایر نرم افزارها نیز باشد. به عبارت دیگر، باید در واردات و صادرات داده ها خوب باشد. زیرساخت سازمان معمولاً از طیف وسیعی از نرم افزارها استفاده می کند. نرم افزار حسابداری باید قابلیت کار هماهنگ با نرم افزارهای دیگر را داشته باشد. این یک ویژگی حیاتی است که باید در نرم افزار حسابداری به دنبال آن باشید.
۸٫ مقیاس پذیری:
در صورتی که تجارت بزرگتر شود و رونق بیشتری پیدا کند، نرم افزار حسابداری باید بتواند خود را با آن تطبیق دهد. نرم افزار باید به خودی خود جای گیرد، یا باید به راحتی ارتقا یابد. باید ظرفیت پذیرش گروه کاربری بزرگتر و همچنین افزایش تراکنش ها و حجم فزاینده ای از داده ها را داشته باشد که عمدتاً مالی هستند. اینها سوالاتی است که باید قبل از خرید از فروشنده مطرح شود.
۹٫ قابلیت گسترش:
کسب و کار باید هم از نظر اندازه و هم از نظر وسعت رشد کند. فروشنده یا باید ماژول هایی داشته باشد که می توان آنها را برای افزایش قابلیت های محصول اضافه کرد یا باید مسیری برای مهاجرت کاربران از محیطی که در آن هستند به یک ERP کامل بزرگتر ارائه کرد. توسعه پذیری نیز به گسترش از نظر موقعیت های جغرافیایی مختلف اشاره دارد.
۱۰٫ امنیت:
مهمترین ویژگی در مورد مدیریت هر نرم افزار مالی امنیت است. داده ها نباید از بین بروند یا دستکاری شوند. نقض امنیت منجر به زیان های شدیدی در قالب زمان، اسرار تجاری مانند فروش و سود و مهمتر از همه پول خواهد شد. مواردی وجود داشته است که از دست دادن اطلاعات مالی منجر به از دست دادن خود شرکت شده است.از این رو، ویژگی های امنیتی داخلی نرم افزار بسیار مهم است و باید توسط فروشنده با جزئیات زیاد توضیح داده شود. این نرم افزار علاوه بر این باید بتواند با امنیت سازمان مانند فایروال شبکه و فناوری ضد بدافزار ارتباط برقرار کند و امنیت بیشتری را فراهم کند.
مطالب مرتبط:
راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار شما
۵ روند توسعه سخت افزار اینترنت اشیا در سال ۲۰۲۱
۱۰ ترند سخت افزاری در سال ۲۰۲۱